Процессное управление — это современный метод менеджмента, основанный на мысли о том, что деятельность любой компании является системой бизнес-процессов. Для оптимизации этих процессов и повышения эффективности организации используются специальные программные инструменты. BPM (Business Process Management) – это другое название этого подхода.

Применение такого подхода к бизнесу может принести ощутимую пользу. Например, оптимизация бизнес-процессов способна повысить качество продукции или услуг, ускорить их производство, уменьшить затраты, сделать управление бизнесом более эффективным.

Конкретный пример использования BPM в бизнесе – внедрение программного продукта для автоматизации бизнес-процессов в организации, например, для управления проектами или для систематизации производственной деятельности. Такой инструмент поможет оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность работы компании и, как следствие, увеличить ее прибыль.

Процессный подход к управлению был создан в 80-е годы ХХ века, когда предприятиям требовалось привлечение и удержание покупателей. При этом было необходимо изменить бизнес-модели компаний в сторону клиентоориентированности, в центре которой должен был стоять покупатель и его интересы.

В процессном подходе вся работа компании представлена как комплекс бизнес-процессов, каждый из которых должен увеличивать ценность производимого продукта для потребителя. Но на предприятиях, где отсутствует BPM-подход, зачастую царит полный хаос, когда процессы не видны, руководство не может на 100% контролировать работу сотрудников, качество продукта нестабильно, жалобы клиентов не обрабатываются вовремя, компания теряет прибыль.

BPM-концепция способствует созданию четких и понятных инструкций внутри организации, но при этом предоставляет возможность быстро реагировать на изменения задач. В процессном управлении бизнесом, сотрудники взаимодействуют напрямую друг с другом, не ожидая директивы от руководства, а за каждый процесс полностью отвечает один человек, хотя в исполнении участвуют многие.

Цели процессного подхода к управлению заключаются в налаживании горизонтальных взаимодействий и уменьшении количество вертикальных связей, четком определении зон ответственности, а также устранении конфликта между подразделениями. Эти частные цели сводятся к одной общей – сделать бизнес эффективнее.

Преимущества процессного подхода включают в себя снижение издержек, рост производительности и рентабельности, стабильность и предсказуемость результатов, их соответствие стандартам качества, наведение порядка в бизнес-процессах, достижение полного понимания всего, что происходит на предприятии, слаженное взаимодействие подразделений, отсутствие необходимости привлекать руководство для решения текущих задач, гибкость управления и упрощенный анализ.

BPM-процессы имеют несколько ключевых характеристик, таких как горизонтальная организация, однозначная ответственность за процессы, регламентация всех процессов и использование информационных систем. Каждая из этих характеристик является необходимой для обеспечения эффективности процессного подхода к управлению.

Переформулированный текст:

Входом называется элемент, который подвергается изменениям в результате выполнения процесса. Этот элемент может быть представлен в различных формах: это могут быть документы, данные, денежные средства или материалы. Однако, объект не обязательно должен быть материальным, например, факт подачи заявки клиентом также может считаться входом в процесс.

После завершения процесса появляется результат. Это может быть как материальный объект, так и абстрактное понятие (например, подтверждение получения заказа от клиента). Интересный факт заключается в том, что выход одного процесса может явиться одновременно входом для другого.

Переработка ресурсов

Для осуществления процесса, который преобразует входные данные в результат, понадобятся несколько необходимых ресурсов. Среди них можно выделить сотрудников, необходимое оборудование, финансы, документацию, программное обеспечение и многое другое. Однако материальные ресурсы могут быть израсходованы в процессе, но не могут измениться.

Эффективность - ключевой показатель

Для принятия правильных управленческих решений критически важно анализировать показатели эффективности. Такие характеристики, как время, затраченное на выполнение задач, объем произведенной продукции, процент брака и уровень удовлетворенности клиентов, помогают оценить результаты производственных процессов. Аккуратный анализ этих данных может дать представление о том, каким образом можно улучшить процессы и повысить эффективность работы.

Регламент - это набор правил и шагов, которые определяют ход процесса. Он играет важную роль в обеспечении точности, высокого качества и соблюдении сроков исполнения. Ключевыми элементами регламента являются схема или маршрут, по которому будет проходить процесс, а также правила, которые необходимо соблюдать на каждом этапе. Благодаря регламенту можно упростить и оптимизировать процесс, избежать ошибок и улучшить результат.

Владелец - главный ответственный за процессы, в ходе которых участвуют многие люди, однако именно он несет ответственность за конечный результат. Этот человек обладает полным контролем над всеми ресурсами, необходимыми для достижения целей.

Статья о поставщиках и потребителях

Организации существуют благодаря взаимодействиям между поставщиками и потребителями. Поставщики обеспечивают поставку необходимых элементов, которые входят в процесс, а потребители получают готовые результаты. Важно понимать, что обе стороны являются неотъемлемой частью процесса. Если не будет поставщиков, процесс не может быть запущен, а если не будет потребителей, результат не будет востребован.

Процессный подход к управлению организацией заключается в выделении и описании бизнес-процессов, а также во внедрении системы, которая обеспечивает их автоматизацию и бесперебойное функционирование. Однако для реализации процессного подхода необходимо использовать особый тип программного обеспечения - BPM-систему, а не обычные ERP, которые применяются для управления взаимодействиями на предприятии.

Введение BPM-системы позволяет организации оптимизировать процессы благодаря современным технологиям автоматизации. Одним из главных преимуществ BPM-системы является возможность контроля и управления процессом на всех его этапах. Это улучшает управление ресурсами и повышает качество работы.

Итак, для успешного функционирования организации важно осознавать значимость взаимодействия между поставщиками и потребителями, а также применять процессный подход к управлению, включая внедрение специального программного обеспечения - BPM-системы.

Представьте, что вы используете классические IT-решения для бизнеса, которые не всегда справляются со всеми задачами, не связанными с документами. В таких случаях могут пригодиться BPM-системы. Их главное преимущество заключается в том, что они воспроизводят все последовательности действия на программном уровне, что исключает любые отклонения от заданного алгоритма. Однако, в отличие от ERP, BPM-системы охватывают все аспекты деятельности предприятия и позволяют пользователю легко создавать схемы, ведущие его по заданному маршруту.

Примером того, как работает BPM-система, может служить процесс входного контроля сырья. Вся информация о процессе контроля сырья передается в различные отделы информационной системы. Кроме того, задачи, которые необходимо выполнить на каждом этапе процесса, присваиваются соответствующим сотрудникам, и после их выполнения задача сразу переходит на следующий этап.

Контроль за процессом осуществляется в едином информационном пространстве, что значительно упрощает взаимодействие и убирает лишние действия. Кроме того, скорость и точность процессов в BPM несравнимы с классическими IT-решениями, что повышает эффективность бизнеса. Благодаря специальным инструментам и возможности создавать визуальные карты маршрутов процессов, BPM-системы значительно упрощают контроль исполнения и избавляют сотрудников от лишней работы.

Фото: freepik.com